ビジネス キューブログ

アンテナ設置・工事会社様がお電話代行をお使いいただくケース①

2014年5月17日 タグ: , , ,
カテゴリー: 葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース, 電話代行の使い方

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。

 

会員様の中には、アンテナなどの設置・工事会社の方も多くいらっしゃいます。

 

 

お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

 

 

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)

 

内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

 

 

 

②外出応対

受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

 

 

 

現場に出ているお時間が多い方には、②の外出応対をお選びいただくケースが多いです。

 

 

その場合、特にご指示がなければ氏名・お電話番号・簡単な用件をお伺いさせて頂きます。

 

また、お客様のお住まいの都道府県と市町村までの聞き取りであれば追加オプション料金なしでお伺いさせて頂きます。

 

 

事前にお住いの地域を確認することで、施工の候補日をお客様にお電話する前に確認しておけるので助かるとご好評頂いております。

 

詳細な住所の聞き取りが必要な場合は、プランによって対応可否やオプション料金となる為、御見積もりを出させて頂きます。

 

 

お気軽にお問合せ下さい。

通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法 ⑥

2014年5月16日 タグ: , , , , , ,
カテゴリー: 通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法, 電話代行の使い方

 

弊社をご利用されているお客様は様々な業種の方がおり、

中には、通信機器の販売をメインに事業をされている方もいらっしゃいます。

 

 

通信機器の販売を行なっていらっしゃるお客様の元へかかってくるお電話は、

既に利用している機器についての詳細や、機器のトラブルへの対応依頼、新規の問い合わせなどもございます。

 

 

 

お客様の元へかかってくるお電話は、やり取りがある方からだけでなく、

営業内容のお電話も数多くかかってきます。

 

 

不必要な営業に対してのメール(電話)連絡や転送コールは、

確認が手間となり、仕事の妨げにもなるかと思います。

 

 

弊社では、明らかな営業のお電話に関してはこちらで処理し、

コールカウントから省かせていただいております。

 

 

 

但し、以前からやり取りをしていたような巧みな口調の営業電話も多くあり、

こちらでは営業かどうかの判断が出来かねる場合もございます。

 

 

そういった場合、応答後転送をご指定されている会社様へは、

確認の為に一度コールさせていただき、営業であるかどうかお伺いすることもございます。

 

 

その際に、営業であるとご回答いただけましたらお繋ぎせず、

再度電話代行スタッフにて対応し、営業として処理させていただきます。

 

 

営業と確認が取れた会社に関しては、スタッフ間で情報を共有し、

今後いかなる巧みな営業電話が入った場合でも、お繋ぎしないよう致します。

 

 

 

また、外出応対をご指定されている会社様へは、折り返し対応にはせずに、会社名・電話番号・ご用件をお伺いし、

報告のご連絡をさせていただく際に、営業かどうかの確認をさせていただいております。

(※お手数ではございますが、営業の場合はご返信の程をお願いしております。)

 

 

営業とのご返答いただけましたら、営業としてカウントさせていただき、

今後お繋ぎしたいよう致します。

 

 

 

 

お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、

お気軽にお問合せ下さい。

 

 

 

マナーのポイント ─セミナーを受講して⑩─

2014年5月15日 タグ: , , , ,
カテゴリー: 研修、セミナーを受けて

弊社では適切な電話応対を目指して、

マナーセミナーを受講しております。

セミナーの内容につきましては、電話応対方法やビジネスメールについて、

来客応対方法といったように多岐に渡ります。

 

電話応対の場合は、直接相手の表情を見ることが出来ませんが、

自らの表情や姿勢は電話応対の際の

声のトーンや明るさにも影響を与えます。

従って、表情や姿勢への意識、訓練も必要になって参ります。

 

今回はマナーの基本について記載させて頂きます。

マナーの基本は下記5つの項目に分類されます。

1、挨拶

2、表情

3、身だしなみ

4、言葉づかい

5、態度

 

 

前回は身だしなみについて記載させて頂きました。

今回は、言葉遣いについて記載させて頂きます。

 

言葉遣いについては、「敬語」という認識が強くお有りかと思います。

もちろん敬語の使用法につきましては、十分に注意が必要です。

しかし言葉遣いに関しましては、下記3点が重要となって参ります。

 

①    明るく

②    優しく

③    美しく

 

これらは相手の方とコミュニケーションを取る際に、

相対的に必要になってくる事項でございます。

お電話応対に関しましては、表情や仕草を相手の方に伝える事が出来ない為、

上記点のような配慮が必要となって参ります。

 

但し、弊社のようなお電話代行の会社の場合は、

様々な業種のお電話をお取りさせて頂く形になります。

業種によっては、明るく元気に応対させて頂く事が不適切にあたる場合も

ございます。

 

弊社の電話代行サービスはお客様のご要望に応じて、

臨機応変に対応させて頂いております。

応対時に「落ち着いた感じで」や、「ゆっくりと話す」等ご指示を頂けましたら、

ご要望に応じて対応させて頂きますので、どうぞお気軽にお申し付け下さいませ。

 

葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース⑤

2014年5月13日 タグ: , , ,
カテゴリー: 葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース, 電話代行の使い方

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。

 

会員様の中には、葬祭業の方も多くいらっしゃいます。

 

 

お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

 

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)

 

内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

 

 

 

②外出応対

 

受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

 

 

 

ご契約時に②の外出応対をお選びいただき、折返しお電話させて頂くよう応対させて頂いた際、 「携帯にお電話します」、「こちらから改めるので結構です」とおっしゃられる場合がございます。

 

お伺いした内容をそのままお伝えいたしますが、事前にご指示を頂ければ改めて頂ける方にもお電話番号をお伺いさせて頂くことも可能でございます。

 

 

但し、親しげな方や、「直接お電話しますので、結構です」、「ご存知ですので結構です」、「名刺に記載しておりますのでご存知です」等とお伝えいただけないケースがございますが、 「出先からのご連絡になるかと存じますので、念のため、お電話番号をお教え頂いても宜しいでしょうか?」 と、確認はさせて頂く事も可能でございます。

 

 

このようなご指示を事前に頂ければ、追加オプション料金などはいただかずに対応させていただいております。

葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース⑤

2014年5月13日 カテゴリー: 葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース, 電話代行の使い方

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。

 

会員様の中には、葬祭業の方も多くいらっしゃいます。

 

お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

 

 

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)

 

内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

 

 

 

②外出応対

 

受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

 

ご契約時に②の外出応対をお選びいただき、折返しお電話させて頂くよう応対させて頂いた際、 「携帯にお電話します」、「こちらから改めるので結構です」とおっしゃられる場合がございます。

 

 

お伺いした内容をそのままお伝えいたしますが、事前にご指示を頂ければ改めて頂ける方にもお電話番号をお伺いさせて頂くことも可能でございます。

 

 

但し、親しげな方や、「直接お電話しますので、結構です」、「ご存知ですので結構です」、「名刺に記載しておりますのでご存知です」等とお伝えいただけないケースがございますが、 「出先からのご連絡になるかと存じますので、念のため、お電話番号をお教え頂いても宜しいでしょうか?」 と、確認はさせて頂く事も可能でございます。

 

 

 

 

このようなご指示を事前に頂ければ、追加オプション料金などはいただかずに対応させていただいております。

マナーのポイント ─セミナーを受講して⑨─

2014年5月12日 タグ: , , , ,
カテゴリー: 研修、セミナーを受けて

弊社では適切な電話応対を目指して、

マナーセミナーを受講しております。

セミナーの内容につきましては、電話応対方法やビジネスメールについて、

来客応対方法といったように多岐に渡ります。

 

電話応対の場合は、直接相手の表情を見ることが出来ませんが、

自らの表情や姿勢は電話応対の際の

声のトーンや明るさにも影響を与えます。

従って、表情や姿勢への意識、訓練も必要になって参ります。

 

今回はマナーの基本について記載させて頂きます。

マナーの基本は下記5つの項目に分類されます。

1、挨拶

2、表情

3、身だしなみ

4、言葉づかい

5、態度

 

前回は表情の笑顔について記載させて頂きました。

今回は身だしなみについて記載させて頂きます。

 

身だしなみについての注意点は下記でございます。

・清潔感

・控え目であること

・上品であること(品格を落とさないように)

 

身だしなみは、お洒落という概念とは異なります。

お洒落とは「個性を主張するもの」ですが、

身だしなみはあくまでも一般的な基準になりますので、

万人から認められることが重要でございます。

 

 

弊社のような電話代行サービスにつきましては、

お客様と直接ご対面させて頂く機会は殆どございません。

しかし弊社スタッフは全員制服を着用して、業務に励んでおります。

直接外部の方と接する機会がなくても、

身だしなみによって、自らの気持ちの持ち様も

変わってくるのではないかと思います。

 

 

どのような職種のお仕事につきましても、

身だしなみは非常に重要なものであると感じております。

今回記載させて頂いた内容につきましては、

ごく当たり前の内容ではございますが、

お仕事をするにあたり、このような事を再確認し、

意識を持つことが重要であると日々感じております。

 

通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法 ⑤

2014年5月10日 タグ: , , , , , ,
カテゴリー: 通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法, 電話代行の使い方

 

 

弊社をご利用されているお客様は様々な業種の方がおり、

中には、通信機器の販売をメインに事業をされている方もいらっしゃいます。

 

 

通信機器の販売を行なっていらっしゃるお客様の元へかかってくるお電話は、

既に利用している機器についての詳細や、機器のトラブルへの対応依頼、新規の問い合わせなどもございます。

 

 

 

前回、外出応対の基本的な流れのご説明をさせていただきました。

 

 

基本的には折り返し対応の流れの中でも、

よくある質問に対する返答などを、情報として予めお教えいただければ、

その内容に対するお電話があった際、こちらでご返答させていただくことも可能でございます。

 

 

全てを折り返し対応にするのではなく、簡単な質問などは電話代行スタッフにてその場でお答えすることにより、

その分お客様にも時間の余裕が生まれ、他の業務へ集中していただくことが出来ます。

 

 

また、お電話口様に関しても、1本の電話で問題を解決させることが出来る為、

気持ちよく電話を終了することができ、今後へ繋がりやすくもなるかと思います。

 

 

解決した一連のやり取りにおきましても、

お電話をお切りした後に、お客様へ内容のご連絡をさせていただきます。

 

 

 

尚、情報内では返答出来かねる内容の場合や、こちらでは判断出来かねる内容の場合につきましては、

折り返しのご対応とさせていただいておりますので、ご了承いただきますようお願い致します。

 

 

 

 

お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、

お気軽にお問合せ下さい。

 

 

 

 

葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース④

2014年5月9日 タグ: , , ,
カテゴリー: 葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース, 電話代行の使い方

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。

 

会員様の中には、葬祭業の方も多くいらっしゃいます。

 

お電話をお取りした際、通常は社名・氏名(名字)をお伺いし報告させて頂きます。

 

しかし、葬祭業様宛のお電話は個人の方からのお電話も多く、同じ名字の方もいらっしゃるかと思います。

 

その為、名字だけでは個人を特定できないケースがございます。

 

田中様や鈴木様、佐藤様等、 非常に多い名字の方ですと、どちらの田中様からお電話頂いたのか判断できず、ご用件を再度伺うなどお客様にご迷惑をお掛けしてしまう可能性や、別の田中様へ連絡してしまい、かけて来られた田中様からは「ご連絡頂けない」等とクレームになり、会員様の信頼問題にも成り得てしまうことがあります。

 

 

その為、ご指示をいただければフルネームでお名前をお伺いすることも可能でございます。

 

 

但し、親しげな方など下の名をお伺いする事が難しい場合や、「ご存知ですので結構です」、「苗字しかお伝えしていないので結構です」等とお伝えいただけないケースがございますが、出来うる限り対応させて頂きます。

 

このようなご指示を事前に頂ければ、追加オプション料金などはいただかずに対応させていただいております。

マナーのポイント ─セミナーを受講して⑧─

2014年5月8日 タグ: , , ,
カテゴリー: 研修、セミナーを受けて

弊社では適切な電話応対を目指して、

マナーセミナーを受講しております。

セミナーの内容につきましては、電話応対方法やビジネスメールについて、

来客応対方法といったように多岐に渡ります。

 

電話応対の場合は、直接相手の表情を見ることが出来ませんが、

自らの表情や姿勢は電話応対の際の

声のトーンや明るさにも影響を与えます。

従って、表情や姿勢への意識、訓練も必要になって参ります。

 

 

前回まではマナーセミナーで受講しました、

表情訓練のポイントについて記載させて頂きました。

今回からはマナーの基本について記載させて頂きます。

マナーの基本は下記5つの項目に分類されます。

1、挨拶

2、表情

3、身だしなみ

4、言葉づかい

5、態度

 

今回はマナーの基本である、表情について記載させて頂きます。

前回にも記載させて頂きました、

挨拶の際にも表情は非常に重要でございます。

 

それでは以下に、望ましい笑顔の表情について記載させて頂きます。

具体的には下記2点が重要でございます。

①    目じりが下がっていること

②    口角が上がっていること

 

目尻に関しましては、「優しさ」を表します。

また口角に関しましては、「明るさ」を表します。

上記の事から、笑顔とは相手の方に「優しさ」と「明るさ」を

伝える事が出来るものであると感じました。

 

日常において、笑顔の持つ意味について意識する機会がございませんでした。

しかし今回のセミナーにて学んだ事から、

言葉と同時に表情にも意識を持つ事で、

相手の方にとっては随分印象が異なるものになります。

 

 

今後は社内のみならず、日常生活におきましても

笑顔についての意識を心掛けて参りたいと思っております。

 

通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法 ④

2014年5月7日 タグ: , , , ,
カテゴリー: 通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法, 電話代行の使い方

 

弊社をご利用されているお客様は様々な業種の方がおり、

中には、通信機器の販売をメインに事業をされている方もいらっしゃいます。

 

通信機器の販売を行なっていらっしゃるお客様の元へかかってくるお電話は、

既に利用している機器についての詳細や、機器のトラブルへの対応依頼、新規の問い合わせなどもございます。

 

 

前回、応答後転送のお話をさせていただきましたので、

今回は、外出応対をご希望の場合の流れをご案内させていただきます。

 

 

基本的な流れとしましては、

 

・お名前

・お電話番号

・ご用件

 

をお伺いし、

担当者より折り返しのご対応とさせていただく形となります。

 

上記聞き取り項目以外で、予め聞いておくべき内容がある場合、

ご要望いただければその内容も共にお伺いし、後程受電内容をご連絡させていただきます。

 

聞き取り項目が単純な内容であれば、

プラン内での聞き取りする事が可能となっております。

 

住所やアドレスを聞き取りなど、

内容によっては別途料金が発生する場合がございます。

 

※例※

住所またはアドレスなどを聞き取る場合は、別途108円/件が発生致します。

 

 

 

詳細をお伝えいただければ簡単な見積りもお出しさせていただきます。

 

お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、

お気軽にお問合せ下さい。

 

 

 

 

 

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