ビジネス キューブログ

マナーのポイント ─セミナーを受講して⑦─

2014年5月2日 タグ: , , ,
カテゴリー: 研修、セミナーを受けて

弊社では適切な電話応対を目指して、

マナーセミナーを受講しております。

セミナーの内容につきましては、電話応対方法やビジネスメールについて、

来客応対方法といったように多岐に渡ります。

 

電話応対の場合は、直接相手の表情を見ることが出来ませんが、

自らの表情や姿勢は電話応対の際の

声のトーンや明るさにも影響を与えます。

従って、表情や姿勢への意識、訓練も必要になって参ります。

 

 

前回まではマナーセミナーで受講しました、

表情訓練のポイントについて記載させて頂きました。

今回からはマナーの基本について記載させて頂きます。

マナーの基本は下記5つの項目に分類されます。

1、挨拶

2、表情

3、身だしなみ

4、言葉づかい

5、態度

 

前回は望ましい挨拶の方法について、記載させて頂きました。

今回も挨拶に関しまして、もう少し具体的な動作等も交えて

ご紹介させて頂きます。

 

挨拶を行う際に重要なポイントは下記でございます。

・アイコンタクト

・笑顔

・お辞儀

 

また、通常の挨拶に加えて「遠い所からお越し頂き、ありがとうございます」と

お伝えすることで、より好印象になります。

こちらは「遠い所からお越し頂き」と加えることで、

どちらから来られているかを認識しているという表示にもなります。

 

そして言葉と動作につきましては、言葉よりも

動作の方が印象としては相手に伝わります。

従って挨拶時には、しっかりと立ち止まって行うことが

非常に重要です。

またその際に相手の方の方へ少し向きを変えて軽く会釈すると、

より好印象になります。

 

 

挨拶というのは、コミュニケーションの始まりであり、

その人の第一印象が全て伝わるものであると感じております。

言葉よりも動作の印象が相手に伝わると学び、

日常で何気なく行っている挨拶でも、すれ違う際に

つい歩きながら挨拶をしてしまう事がよくあります。

 

これらの意識を改善し、

より印象をお与え出来るような挨拶を心掛けて参りたいと思っております。

葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース③

2014年5月1日 タグ: , , ,
カテゴリー: 葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース, 電話代行の使い方

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。

 

会員様の中には、葬祭業の方も多くいらっしゃいます。

 

 

お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

 

 

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)

 

内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

 

 

②外出応対

 

受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

 

 

基本的には①の応答後転送希望ですが、○時~○時までは、お客様対応中の為転送しないでください。

 

指示したお客様対応中の時間でも○○様からのお電話のみ転送して下さい。

 

など、詳しいご指示を事前に頂けましたら、対応させて頂きます。

 

 

また、本日〇時頃に掛けてこられる〇〇様のみ転送して下さい等と、予めご指定頂いた方のお電話のみを応答後転送という形で内線感覚にてお繋ぎさせて頂き、 掛けてこられたお客様と直接お話し頂く事も可能でございます。

 

 

このようなご指示を事前に頂ければ、追加料金などはいただかずに対応させていただいております。(応答後転送の場合、通話料が実費で発生いたします)

通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法 ③

2014年4月30日 タグ: , , , ,
カテゴリー: 通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法, 電話代行の使い方

 

弊社をご利用されているお客様は様々な業種の方がおり、

中には、通信機器の販売をメインに事業をされている方もいらっしゃいます。

 

 

通信機器の販売を行なっていらっしゃるお客様の元へかかってくるお電話は、

既に利用している機器についての詳細や、機器のトラブルへの対応依頼、新規の問い合わせなどもございます。

 

 

 

前回、応答後転送の簡単な流れをご説明させていただきました。

 

 

応答後転送の場合、

 

 

①    全ての内容をお1人の方へ転送する

②    適切な方(各担当者)へ転送する

 

 

といった2パターンの方法が挙げられます。

 

 

お客様が業務を円滑に進められるよう、

ご希望・ご要望に適うよう対応させていただいております。

 

 

 

標準プランをご希望の方に関しましては、

プラン内にて①・②いずれかの方法を選んでいただく事が可能となっております。

 

 

ライトプランをご希望の方に関しましては、

プラン内で対応可能である処理方法は①のみとなります。

 

 

ライトプランをご希望の方で、かつ②の方法を選びたい場合には、

別途オプション追加により、②での対応も可能となります。

 

 

お問い合わせの際やご契約の際にご相談いただけましたら、

オプションや料金についてもご案内させていただきます。

 

 

 

 

お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、

お気軽にお問合せ下さい。

 

 

 

 

マナーのポイント ─セミナーを受講して⑥─

2014年4月28日 タグ: , , , ,
カテゴリー: 研修、セミナーを受けて

弊社では適切な電話応対を目指して、

マナーセミナーを受講しております。

セミナーの内容につきましては、電話応対方法やビジネスメールについて、

来客応対方法といったように多岐に渡ります。

 

電話応対の場合は、直接相手の表情を見ることが出来ませんが、

自らの表情や姿勢は電話応対の際の

声のトーンや明るさにも影響を与えます。

従って、表情や姿勢への意識、訓練も必要になって参ります。

 

 

前回まではマナーセミナーで受講しました、

表情訓練のポイントについて記載させて頂きました。

今回からはマナーの基本について記載させて頂きます。

マナーの基本は下記5つの項目に分類されます。

1、挨拶

2、表情

3、身だしなみ

4、言葉づかい

5、態度

 

前回は「挨拶」について、その意味合いをご紹介させて頂きました。

今回は、具体的にどのような挨拶が望ましいのかについて、

記載させて頂きます。

 

まずは「あ、い、さ、つ」とそれぞれの頭文字に付随して、

相応しい方法についてご紹介致します。

「あ」…明るく

「い」…いつでも(人や場所を選ばずに)

「さ」…先に

「つ」…続けて(+αの言葉)

 

「さ」の「先に」に関しましては、

出来るだけ自分から先に挨拶をする事を心掛けることが重要です。

もちろん上司や先輩に対しては、

自らが率先して伝える事が必須ですが、

いつでも人を選ばす、自ら伝える思いを持つことが重要です。

 

「つ」の「続けて」につきましては、「いつも有難うございます」等の

+αの言葉が重要です。こちらは別名パーソナルサービスと呼びます。

 

こちらは挨拶のみならず、電話応対の際に、

初めての相手であっても「お世話になっております」と伝えます。

 

「おはようございます」と挨拶した後に、

「いつも有難うございます」「いつもお世話になっております」と、

付け加えることで、より自然な応対が出来るのではないかと思います。

 

 

日常的に当たり前に行われる「挨拶」についても、

これだけの意識を持つことで、より適切な応対が出来るのではないかと

思っております。

 

葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース②

2014年4月26日 タグ: , , ,
カテゴリー: 葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース, 電話代行の使い方

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。

 

会員様の中には、葬祭業の方も多くいらっしゃいます。

 

 

お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

 

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)

 

内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

 

 

②外出応対

 

受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

 

 

基本的には②の外出応対希望ですが、〇〇様や〇〇株式会社様からのお電話は転送して下さい。

 

また、本日〇時頃に掛けてこられる〇〇様のみ転送して下さい。

 

至急の場合のみ転送して下さいなどと、予めご指定頂いた方のお電話のみ①の応答後転送という形で内線感覚にてお繋ぎさせて頂き、 掛けてこられたお客様と直接お話して頂く事も可能でございます。

 

 

上記のように事前にご指示を頂ければ応対方法をどちらかに固定しないといけないという訳ではなく、組み合わせてご利用頂く事も可能です。

 

 

追加オプション料金などはいただかずに対応させていただいております。(応答後転送の場合、通話料が実費で発生いたします)

マナーのポイント ─セミナーを受講して⑤─

2014年4月25日 タグ: , , ,
カテゴリー: 研修、セミナーを受けて

弊社では適切な電話応対を目指して、

マナーセミナーを受講しております。

セミナーの内容につきましては、電話応対方法やビジネスメールについて、

来客応対方法といったように多岐に渡ります。

 

電話応対の場合は、直接相手の表情を見ることが出来ませんが、

自らの表情や姿勢は電話応対の際の

声のトーンや明るさにも影響を与えます。

従って、表情や姿勢への意識、訓練も必要になって参ります。

 

 

前回まではマナーセミナーで受講しました、

表情訓練のポイントについて記載させて頂きました。

今回からはマナーの基本について記載させて頂きます。

マナーの基本は下記5つの項目に分類されます。

1、挨拶

2、表情

3、身だしなみ

4、言葉づかい

5、態度

 

今回は5つの基本ポイントの中の、

「挨拶」について記載させて頂きます。

「挨」という字は、「自らの心を開く」という意味があります。

また「拶」に関しては、「人の心に迫る」という意味合いを持ちます。

 

このような意味合いを知った上で、再度挨拶について考えてみました。

「自らの心を開き、相手の心に迫る」という事は、

相手の方に受け入れてもらえるような姿勢で、

挨拶をする事が必要であると感じております。

 

従って、口先だけの挨拶ではなく、相手の方に気持ちを込めて

挨拶を行うことが重要であると思います。

 

「おはようございます」と同じ言葉を発しても、

気持ちの込め方の違いで相手への伝わり方が変わってきます。

 

それではどのような挨拶の方法が、

相手に対して気持ちが伝わるものなのかを次回ご紹介させて頂きます。

 

通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法 ②

2014年4月24日 タグ: , , , ,
カテゴリー: 通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法, 電話代行の使い方

 

弊社をご利用されているお客様は様々な業種の方がおり、

中には、通信機器の販売をメインに事業をされている方もいらっしゃいます。

 

 

通信機器の販売を行なっていらっしゃるお客様の元へかかってくるお電話は、

既に利用している機器についての詳細や、機器のトラブルへの対応依頼、新規の問い合わせなどもございます。

 

 

応答後転送をご希望の場合、

お名前・ご用件をお伺いさせていただいた後に、転送コールさせていただきます。

 

 

その他、コールさせていただく前に聞いておくべき内容などございましたら、

ご指示いただきました聞き取り項目を聞き取った後にコールするようさせていただく事も可能でございます。

 

 

コールさせていただいた際に、ご不在で出られなかった場合に関しましては、

外出応対させていただき、受電内容をメールまたは電話にてご連絡させていただきます。

 

 

 

また、コール後電話に出ていただいた場合でも、

間もなく電車に乗る所であるなど、そのまま電話に出て対応することが難しい時もあるかと思います。

 

 

そういった場合、その旨をお伝えいただいた上でご指示をいただけましたら、

お客様に転送せず、再度電話代行スタッフが電話に出て対応させていただく事も可能でございます。

 

 

 

 

 

お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、

お気軽にお問合せ下さい。

 

 

 

 

葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース①

2014年4月23日 タグ: , , ,
カテゴリー: 葬祭関連会社様がお電話代行をお使いいただくケース, 電話代行の使い方

弊社では、さまざまな業種の方々にお電話代行サービスをご利用いただいております。

 

 

会員様の中には、葬祭業の方も多くいらっしゃいます。

 

お電話代行サービスのご契約時に、基本的な応対方法のご指示下記2通りからお選び頂きます。

 

 

①応答後転送(通話料が実費で発生いたします)

 

内線感覚にてご指定頂いたお電話番号にお電話をお繋ぎさせて頂きますと、掛けてこられたお客様と直接お話し頂けます。

 

 

②外出応対

 

受電内容をメール連絡、もしくはお電話連絡のどちらかご指定頂いた方法にてご報告させて頂きます。

 

 

 

現場に出ているお時間が多い方には、②の外出応対をお選びいただくケースが多いです。

 

その場合、特にご指示がなければ氏名・お電話番号・簡単な用件をお伺いさせて頂きます。

 

また、お客様のお住まいの都道府県と市町村までの聞き取りであれば追加オプション料金なしでお伺いさせて頂きます。

 

事前にお住いの地域を確認することで、候補日をお客様にお電話する前に確認しておけるので助かるとご好評頂いております。

 

詳細な住所の聞き取りが必要な場合は、プランによって対応可否やオプション料金となる為、御見積もりを出させて頂きます。

 

 

お気軽にお問合せ下さい。

通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法 ①

2014年4月22日 タグ: , , , , , ,
カテゴリー: 通信機器の販売をされているお客様の電話代行の利用方法, 電話代行の使い方

 

 

電話代行とは、

お客様の変わりに電話応対をさせていただくサービスです。

 

 

弊社をご利用されているお客様は様々な業種の方がおり、

中には、通信機器の販売をメインに事業をされている方もいらっしゃいます。

 

 

少人数で経営されていて電話に出る手がない場合や、営業に出る為事務所不在となることが多い場合がある方などに、

弊社の電話代行サービスをご利用いただいております。

 

 

 

お電話があった際の応対方法は、“外出応対”と“応答後転送”のどちらかよりお選びいただく形となっており、

お客様のご要望に沿ってご対応させていただいています。

 

 

外出応対や転送不可だった場合、特にご指示がない際は、

「ただ今外出しております…」と基本的にはご対応させていただいています。

 

 

その他、パターンのご要望いただければ、

場面にあった応対方法にてご対応させていただくことも可能となっております。

 

 

ご希望の対応フレーズがございましたら、お気軽にお伝え下さい。

ご要望いただきましたフレーズにて対応させていただきます。

 

 

また、ご利用途中からの対応フレーズの変更も可能ですので、

その際は電話またはメールにてご連絡いただければ、その都度臨機応変に対応させていただきます。

 

 

 

 

お客様のスタイルに合わせて電話代行させていただいていますので、

お気軽にお問合せ下さい。

 

 

 

 

 

マナーのポイント ─セミナーを受講して④─

2014年4月21日 タグ: , , , ,
カテゴリー: 研修、セミナーを受けて

弊社では適切な電話応対を目指して、

マナーセミナーを受講しております。

セミナーの内容につきましては、電話応対方法やビジネスメールについて、

来客応対方法といったように多岐に渡ります。

 

電話応対の場合は、直接相手の表情を見ることが出来ませんが、

自らの表情や姿勢は電話応対の際の

声のトーンや明るさにも影響を与えます。

従って、表情や姿勢への意識、訓練も必要になって参ります。

 

そこで今回からは、表情訓練について

マナーセミナーにて受講しました内容をご紹介させて頂きます。

 

今回は「あご、鼻、笑顔」についての訓練方法をご紹介させて頂きます。

 

①    下あごを左右に動かす

②    小鼻を一挙につり上げる(いやな臭いを嗅いだ時のように)

③    「ウイスキー」と発音した際の口元が笑顔になります

 

上記が主な訓練方法でございます。

毎日業務前に実施するのが理想的です。

お電話対応は、相手の方の表情を見ることが出来ません。

従って、「笑顔」は忘れがちになってしまいます。

しかし表情は受電中の自らが発する声のトーンや、

明るさにも影響していると感じております。

 

お客様の表情を直接確認することは出来ませんが、

話されるトーンやスピードにこちらも合わせて

対応させて頂くことを心掛けております。

 

 

お電話の場合、一見は声のみの応対のように思われますが、

お電話の向こうのお客様の表情や、感情を思い描きながら

対応させて頂くことが重要ではないかと感じております。

 

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